会議の効率化につながる貸し会議室の活用法

会議は議題をだし、上司に対して改善点などをつたえ、意思決定をするもの。
昨今政府主導の働き方改革により、仕事をする時間や残業時間に制限がかけらえることも増え、会議もより短時間で済ませられるように求めらえています。

そこで今回は、会議をより効率的に行うために便利な貸し会議室について解説します。

貸し会議室を使用するメリット

貸し会議室は元々、企業の会議や打合せをするためのスペースとして作られました。
そのため、プロジェクターやホワイトボードなどの各種設備が揃っており、機材を持ち込む必要がないというメリットがあります。

また、時間単位で借りるため無駄な雑談をすることなく議時の議題と解決方法、意思決定がスムーズに進むのです。
近年では自己啓発セミナーブームやワークショップブームで組織だけでなく、個人がかりることも少なくありませんし、必要最低限の設備が揃っている貸し会議室は、今やビジネスだけでなくさまざまな用途に使用されていることがわかります。

目的別！会議室の選び方

社内会議の場合は自社の会議室を使った方がコストを抑えられますが、外部からの参加者がいる場合は貸し会議室を利用したほうがセキュリティ面でも安心です。

社外から人を招く場合最優先に考えることは、駅からのアクセスが良いかという点です。
また、内装や設備にもゲストに失礼のないような場所を選ぶことで、自社のイメージを損なわないようにするという目的もあります。
せっかく来ていただいても、薄暗く変わり映えのない場所ではスムーズなやり取りもできませんよね。

写真は、東京都港区にある貸し会議室。
最寄り駅は新橋駅や虎ノ門など、オフィス街の中心ともいえる場所に位置しているので、社外の方を招く際にも案内がしやすいですね。

他にも、貸し会議室はテーブルレイアウトも豊富にありますので、人数や用途に合わせて選ぶことができるという特徴もあります。
設備はプロジェクター、モニター、ホワイトボードが設置されてることが多く、場所によっては別途設備使用料金がかかりますので、借りる際は確認するようにしましょう。

使用時の注意点

貸し会議室は自社施設ではないので、当たり前ですが備品などは大切に扱ったり、使用後も借りる前よりも綺麗にするつもりで後片付けをしましょう。
また、施設の中にはゴミを持ち帰らなければならないところもあるので、施設側でゴミを処理してくれない場合はゴミ袋を持参していくといいですよ。

尚、貸し会議室を予約する際は早めにスペースを確保しておくようにしましょう。
特にセミナーなど大人数を呼んで開催する場合は、直前になっても希望の貸し会議室を確保できない場合があります。