会議がスムーズに進められるコツ

事前準備は入念に

会議をスムーズに進めるためには、事前準備は入念に行うことが大事です。
とくに参加者に会議の目的や話し合われる内容の詳細をレクチャーして、共有しておくことは大事です。
そうすれば、無駄な議論が会議中に発生することもありません。

また、参加者があらかじめどのような議題で話し合われるかわかっていれば、そのための準備をしてくれるでしょう。
課題解決のための意見も活発に出るので、短時間でも濃厚な議論が期待できるわけです。
会議の内容を参加者に理解してもらうために、資料を前もって参加者に配布するのも一考です。
資料に目を通すだけでも、どんなことについて議論すればいいかわかるからです。

会議でプロジェクターなど必要な備品があれば、あらかじめ調達しておきましょう。
使い慣れていない備品を使用する場合、あらかじめ使い方についても頭に入れておくと議論の妨げにもなりません。

アイスブレイクを活用する

会議をスムーズに進めるためには、アイスブレイクを利用するのもおすすめです。
アイスブレイクとは、緊張をほぐすための手法です。
たとえば簡単に自己紹介をする、ちょっとしたゲームを開催するなどです。
とくに普段あまり接触する機会のない参加者同士で開催される会議では有効です。

よく知らない人が周りにいると緊張してしまいます。
そのせいで委縮してしまい、なかなか意見が出なくなることがあります。
そこでアイスブレイクを取り入れて、参加者の緊張をほぐします。
そうすれば気軽に話もできて、コミュニケーションもスムーズになり、さまざまな建設的な意見が出てきやすくなります。

話し合いが停滞したときのために、司会者はどんな話を参加者に振ればいいか考えておきましょう。
和気あいあいの雰囲気になれば、司会者も進行や仕切りもやりやすくなるはずです。

ファシリテーションスキルの活用

「ファシリテーション」という言葉を聞いたことはありますか？
ファシリテーションとは、集団活動をスムーズに進行させるためのスキルです。
会議におけるファシリテーションスキルは参加者全員の発言を引き出していき、彼らの意見を集約して結論に導くスキルを指します。

この時大事なのが、司会者の立ち位置です。
いずれかの側に偏ることなく、あくまでも自分が中立的な立場にたって、話をまとめていく役割に徹することです。
そのためには、まずどのような意見が出ても頭ごなしに否定するのではなく、基本肯定的に受け入れることが大事です。

また参加者の中には、本来の議論から外れた話を持ち出すこともあるかもしれません。
特定の参加者間の議論がヒートアップして、本来の議題から外れる場合もあるでしょう。
その場合に軌道修正して、元の議論に戻すようにするのもファシリテーションスキルの一つです。